Mouvements de caisse

Journal des espèces qui entrent et sortent du tiroir-caisse, rattachées aux sessions : ventes en espèces, apports, retraits et autres mouvements.

Accessible parAdministrateurGérantCaissier

Vue d’ensemble

Menu Gestion → Mouvements de caisse (permission « view_caisse »). La page trace tout l’argent liquide du tiroir pendant les sessions, pour que le montant compté à la clôture corresponde aux espèces attendues. Utile dans tout commerce qui encaisse en espèces : boutique, épicerie, restaurant, pharmacie…

Session ouverte obligatoire

En haut de page, une carte rappelle la session active : « Session #N », puce « Active », heure d’ouverture et fond de caisse. Sans session, la carte « Aucune session ouverte » invite à en ouvrir une depuis Sessions, et les boutons « Apport » et « Retrait » sont désactivés.

Types de mouvements affichés

🟢

Vente

Créé automatiquement pour chaque paiement en espèces (motif « Vente ticket #N »), du montant réellement encaissé. Les paiements par carte ne créent pas de mouvement.

🔵

Apport

Ajout manuel d’espèces dans le tiroir.

🟠

Retrait

Sortie manuelle d’espèces du tiroir.

🟣

Ajustement

Correction écrite par le système.

🟩

Entrée

Espèces reçues par d’autres modules, par ex. un règlement de crédit client en espèces.

🔴

Sortie

Espèces rendues par d’autres modules, par ex. un remboursement client en espèces (« Remboursement ticket #N »).

La clôture n’est pas un mouvement de caisse : à la fermeture de session, le montant compté est versé au Coffre-fort (ligne « Clôture caisse » dans le coffre).

Cartes de synthèse

  • Total entrées — Ventes, Apports, Entrées et Ajustements de la sélection.
  • Total sorties — Retraits et Sorties.
  • Solde caisse — entrées − sorties (en rouge s’il est négatif).

Les cartes ignorent le filtre de type : elles portent toujours sur toute la caisse pour la période et la session choisies.

Filtres

  • Puces de type : Tous, Ventes, Apports, Retraits, Ajustements.
  • Sélecteur « Session » : la session active (sélectionnée par défaut), n’importe quelle session passée (« #N — date »), ou « Toutes les sessions ».
  • Période : Aujourd’hui, 7 jours, Ce mois, Tout, Personnalisé (dates de début/fin + « Afficher »).

Colonnes du tableau : Date, Session (#N), Type, Motif, Notes, Montant (+ en vert, − en rouge), Action (icône « Contre-passer » ou mention « Contre-passé »).

Enregistrer un apport

  1. 1Vérifiez qu’une session est ouverte.
  2. 2Cliquez sur « Apport ».
  3. 3Saisissez le montant.
  4. 4Choisissez le motif dans la liste : Fond de caisse, Complément de caisse, Remboursement reçu, Recette exceptionnelle ou Autre.
  5. 5Ajoutez éventuellement des Notes (optionnel), puis « Enregistrer ». Le mouvement est rattaché à la session active et à votre compte.

Enregistrer un retrait

  1. 1Cliquez sur « Retrait ».
  2. 2Saisissez le montant.
  3. 3Choisissez le motif : Rendu monnaie, Dépense opérationnelle, Frais divers ou Autre.
  4. 4Ajoutez des Notes si besoin (ex. « achat sacs d’emballage ») et enregistrez. Le solde diminue.
Choisissez toujours le motif le plus précis et utilisez les Notes pour le détail : au moment de la clôture, chaque écart s’explique en quelques secondes.

Permissions

Voir la page demande « view_caisse » (Administrateur, Gérant, Caissier). Enregistrer un apport ou un retrait — et contre-passer — demande en plus « view_coffre », car ces opérations passent par le canal sécurisé du coffre. Par défaut, seuls le Super administrateur, l’Administrateur et le Gérant peuvent donc les saisir : un Caissier consulte le journal, mais sa saisie est refusée (« Permission refusée »). Donnez « view_coffre » à un rôle si vos caissiers doivent saisir eux-mêmes leurs apports/retraits.
ActionGérantAdministrateurCaissier
Consulter le journal✓Session en cours uniquement✓
Apport / Retrait✓✓—
Contre-passer✓✓—
Rôle Administrateur (admin) : il ne voit que la session actuellement ouverte. Quels que soient la période et le sélecteur de session, le journal et les totaux portent sur la session en cours ; ses apports/retraits y sont toujours rattachés et sont refusés s’il n’y a aucune session ouverte.

Corriger un mouvement : la contre-passation

Nouveau — v2.0.9

Un mouvement de caisse ne se supprime plus. Pour annuler une erreur, on le contre-passe : SwiftUP enregistre un mouvement inverse, du même montant, qui pointe vers l'original. Les deux lignes restent dans le journal et s'annulent dans tous les totaux (solde, espèces attendues de la session).

Intérêt : plus aucune sortie d'argent ne peut être effacée sans trace. Chaque correction montre qui l'a faite et quand — une piste d'audit complète pour le gérant et le comptable.

  • Contre-passables : Apport ↔ Retrait, Entrée ↔ Sortie (le mouvement inverse est du type opposé).
  • Non contre-passables : Vente, Clôture, Ajustement — écrits par le système. Une vente se corrige par un remboursement.
  • Un mouvement ne peut être contre-passé qu'une seule fois, et une contre-passation ne se contre-passe pas : pour revenir en arrière, saisissez un nouveau mouvement.
  • Le mouvement inverse porte le motif « Contre-passation du mouvement #N », l'utilisateur connecté comme auteur, et reste dans la même session que l'original.
  • L'auteur de tout mouvement est toujours l'utilisateur connecté.
Permission requise pour contre-passer : accès au Coffre (view_coffre) — par défaut Administrateur et Gérant. Un caissier voit le journal mais la contre-passation lui est refusée.
  1. 1Dans Mouvements de caisse, repérez le mouvement erroné dans le tableau.
  2. 2Cliquez sur l'icône ↩️ « Contre-passer » en fin de ligne.
  3. 3Le mouvement inverse apparaît dans la liste ; la ligne d'origine affiche « Contre-passé » et le solde est recalculé.
  4. 4Si nécessaire, saisissez ensuite le mouvement correct (ex. : un Retrait du bon montant).
Avant de cliquer, vérifiez le montant et le type : la contre-passation est immédiate et définitive. Notez dans le mouvement correctif la raison de l'erreur.
La suppression n'existe plus, y compris depuis une connexion distante (hub) : une demande de suppression y crée désormais une contre-passation.

Voir aussi : Coffre-fort (même principe), Sessions (clôture et espèces attendues), Rapports.

FAQ