Documents commerciaux

Statuts par type

Tableau de bord et filtres

Les cartes (Devis en cours, Devis acceptés, Commandes confirmées, Commandes à livrer, BL à facturer, Factures impayées, Factures échues, Encours client / Dont échu, Avoirs émis, Total avoiré) filtrent la liste d'un clic. Le bouton « Mettre à jour les statuts » fait expirer les devis dépassés et marque les factures échues.

Filtres : N° de document, Client, Statut, Émis depuis le / Émis jusqu'au, Échéance avant le, Règlement (Impayées uniquement / Payées uniquement), puis « Appliquer » ou « Réinitialiser ».

Créer et émettre

1. 1Ouvrez Documents commerciaux et choisissez l’onglet voulu.
2. 2Cliquez sur « Nouveau … », puis recherchez le client (obligatoire pour une facture ou un avoir) et, si besoin, sa Référence client.
3. 3Ajoutez des articles ou des « Ligne libre », avec quantités (ou Poids et Tare pour un article vendu au poids), prix, remises et TVA.
4. 4Complétez les dates, la Devise, la Remise globale, les Frais de livraison, les Notes (visibles sur le document), les Conditions commerciales et les Notes internes (jamais imprimées). Le timbre fiscal apparaît s'il s'applique au type.
5. 5« Enregistrer le brouillon » pour contrôler, ou « Enregistrer et émettre » : le numéro officiel est attribué à l'émission.

• Dupliquer : crée un nouveau brouillon à partir de n'importe quel document.
• Supprimer : uniquement un brouillon — il n'a pas de numéro, donc aucun trou dans la numérotation.
• Annuler le document : motif obligatoire ; le document et son numéro sont conservés, le stock déjà déduit est réintégré.
• Devis émis : « Marquer accepté » ou « Marquer refusé ».
• Historique : chronologie d'audit et références (Provient de / A généré).

Conversions prises en charge

• Devis → commande, bon de livraison ou facture
• Commande → livraisons partielles et/ou factures
• Bon(s) de livraison → une facture ; « Facturer plusieurs BL » regroupe des BL du même client, de la même devise et de la même identité fiscale (droits create_invoices et manage_delivery_notes requis)
• Ticket POS payé → facture sans doubler paiement, caisse ni stock
• Facture → avoir partiel ou total

Onglet Tickets

Onglet Tickets : filtre par date de début / de fin, dépliage des lignes de chaque ticket, bouton « Rembourser » et « Facturer ce ticket » (un client doit être choisi si le ticket n'en a pas). Un ticket déjà facturé ne peut pas l'être deux fois.

Acomptes, paiements, avoirs et remboursements

• « Enregistrer un règlement » : Espèces, Carte de crédit, Carte bancaire, Chèque, Virement, Compte client ou Autre ; Référence, Banque, N° de chèque, Date du règlement ; bouton « Solder la facture ».
• Une facture accepte plusieurs règlements jusqu’au reste dû exact ; le surpaiement est refusé. Si la réponse n'arrive pas, réessayer avec le même formulaire est sans risque de doublon.
• « Historique des règlements » distingue les montants « Encaissé au comptoir » (ticket), les règlements « Saisie manuelle » et les « Contre-passation ».
• Un acompte sur commande réduit le solde de la future facture sans compter deux fois le paiement.
• Avoir : motif de la correction obligatoire ; réintégrer le stock et rembourser le client sont des options séparées. Le remboursement ne dépasse jamais l'argent réellement encaissé.
• Avoir sans facture : possible seulement si « Un avoir doit référencer une facture » est désactivé (App Config → Avoirs) ; il ne réintègre pas de stock et ne se rembourse que sur le compte client.

Numérotation et traçabilité fiscale

Les brouillons n’utilisent pas de numéro officiel. À l’émission, chaque type consomme sa propre séquence annuelle. Un document émis est inaltérable : utilisez l’annulation, la conversion ou l’avoir. L'émission d'une facture ou d'un avoir exige l'identité fiscale complète de la société (raison sociale, matricule fiscal, adresse).

Aperçu, impression et PDF

Aperçu PDF, Imprimer et Enregistrer le PDF sont séparés de l’émission : un échec d’impression ne modifie jamais le document. Le bon de livraison peut être imprimé sans prix (« Imprimer sans prix ») par toute personne ayant le droit d'impression. L'envoi des documents par e-mail n'est pas disponible.

Intégration au Point de Vente

• Au POS, le sélecteur « Type de document » transforme le panier en Ticket, Facture, Devis, Commande client, Bon de livraison ou Avoir.
• Un devis ou une commande enregistré depuis le panier n'est pas encaissé à la caisse.
• « Continuer dans le POS » charge le reste à livrer d'un devis ou d'une commande dans le panier ; la livraison est enregistrée à la validation du bon de livraison.
• Si l'identité fiscale est incomplète, la fenêtre « Identité fiscale de l'entreprise » la demande avant l'émission (« Enregistrer et continuer »).

Permissions par action

FAQ