Coffre-fort

Suivez les espèces physiquement présentes dans le coffre. Il est alimenté automatiquement par les sessions de caisse ; les opérations manuelles sont réservées aux cas exceptionnels.

Accessible parAdministrateurGérant

Différence Caisse / Coffre

Le module Caisse suit les espèces du tiroir pendant une session. Le Coffre représente l’argent réellement rangé dans le coffre-fort, hors tiroir. Il n’y a pas de solde stocké : le solde est recalculé à chaque affichage à partir des lignes du coffre. Le fond de caisse sort du coffre à l’ouverture de session et le montant compté y revient à la clôture — dans une boutique, une épicerie, une pharmacie ou un restaurant, le coffre reflète ainsi toujours la réalité.

Accès : permission « view_coffre » (Super administrateur, Administrateur, Gérant par défaut). Toute saisie ou contre-passation passe par ce contrôle.

Mouvements automatiques liés aux sessions

  • Ouverture de session : le fond de caisse sort du coffre — ligne Sortie « Fond de caisse — session #N ».
  • Modification du fond d’une session ouverte : l’ancien fond est annulé (Entrée « Annulation fond de caisse — session #N ») et le nouveau est prélevé (nouvelle Sortie « Fond de caisse »). Aucune ligne si le montant ne change pas.
  • Clôture de session : la TOTALITÉ du montant compté par le caissier est versée au coffre — ligne Clôture caisse « Clôture session #N ». Jamais le montant théorique : un manque reste ainsi visible.
  • Session annulée : le fond prélevé revient au coffre — Entrée « Retour fond de caisse — session #N ».
  • Session ouverte avant la mise à jour qui a introduit ce suivi : une ligne de régularisation « Fond de caisse (régularisation) — session #N » est écrite une seule fois pour remettre le coffre d’aplomb.

Un fond ou un montant compté à 0 ne crée aucune ligne.

Types de mouvements

  • Clôture caisse — versement automatique du montant compté à la clôture de session.
  • Dépôt — dépôt manuel au coffre.
  • Prélèvement — retrait manuel du coffre.
  • Entrée — espèces qui reviennent au coffre (annulation ou retour de fond de caisse…).
  • Sortie — espèces qui quittent le coffre (fond de caisse remis au tiroir…).

Cartes et filtres

  • Total versé — Clôtures, Dépôts et Entrées de la période.
  • Total prélevé — Prélèvements et Sorties.
  • Solde coffre — versé − prélevé (en rouge s’il est négatif).
  • Période : Aujourd’hui, 7 jours, Ce mois, Tout, Personnalisé (dates + « Afficher »).
  • Tableau : Date, Type, Motif, Notes, Montant, Action (contre-passation). Les lignes de clôture sont légèrement surlignées.

Effectuer un dépôt manuel

  1. 1Ouvrez Gestion → Coffre-fort.
  2. 2Cliquez sur « Dépôt manuel ». Un avertissement rappelle qu’il s’agit d’une opération exceptionnelle.
  3. 3Saisissez le montant.
  4. 4Choisissez le motif : Dépôt exceptionnel, Correction de solde ou Autre.
  5. 5Ajoutez des Notes (optionnel) et enregistrez. Le solde du coffre augmente.
N’enregistrez pas à la main ce que la clôture fait déjà : le versement de fin de session est automatique. Un dépôt manuel en plus compterait l’argent deux fois.

Effectuer un prélèvement

  1. 1Cliquez sur « Prélèvement ».
  2. 2Saisissez le montant.
  3. 3Choisissez le motif : Prélèvement patron, Dépôt en banque, Achat fournisseur, Dépense exceptionnelle ou Autre.
  4. 4Précisez dans les Notes (ex. n° de bordereau bancaire, nom du fournisseur) et enregistrez. Le solde diminue.
Rôle Administrateur (admin) : il ne voit que la session actuellement ouverte. Le sélecteur de période et le bandeau d’information sont masqués, et ses dépôts/prélèvements sont rattachés à la session en cours. Sans session ouverte, un bandeau « Aucune session ouverte : aucune donnée à afficher » s’affiche et les boutons sont désactivés.

Corriger un mouvement du coffre : la contre-passation

Nouveau — v2.0.9

Comme pour la caisse, un mouvement du coffre ne se supprime plus : il se contre-passe. SwiftUP enregistre un mouvement inverse du même montant, lié à l'original ; les deux restent dans le journal et s'annulent dans le solde du coffre.

Intérêt : le coffre concentre les sommes les plus importantes. Aucun prélèvement ne peut plus disparaître du journal — chaque correction reste visible, avec son auteur et sa date.

  • Contre-passables : Dépôt ↔ Prélèvement, Entrée ↔ Sortie.
  • Non contre-passable : Clôture caisse (écrite automatiquement à la clôture de session).
  • Une seule contre-passation par mouvement ; une contre-passation ne se contre-passe pas.
  • Le mouvement inverse reste dans le coffre, avec le motif « Contre-passation du mouvement #N » et l'utilisateur connecté comme auteur.
Permission requise : accès au Coffre (view_coffre) — par défaut Administrateur et Gérant.
  1. 1Ouvrez Coffre-fort et repérez le mouvement erroné.
  2. 2Cliquez sur l'icône ↩️ « Contre-passer » en fin de ligne.
  3. 3La ligne d'origine affiche « Contre-passé », le mouvement inverse est ajouté et le solde est recalculé.
  4. 4Saisissez ensuite, si besoin, le mouvement correct.
Contrôlez le montant avant de cliquer : la contre-passation est immédiate. Rapprochez régulièrement le solde du coffre du comptage physique.
La suppression de mouvements n'est plus possible, y compris depuis une connexion distante (hub).

Voir aussi : Mouvements de caisse (même principe), Sessions (clôture), Rapports.

FAQ

Voir aussi : Mouvements de caisse, Sessions (ouverture, fond de caisse, clôture), Rapports.